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6 hábitos adecuados para conseguir efectividad en el outsourcing

Publicado por Juan Antonio García el 07/12/2017

ventajas del outsourcing

Nuestra compañera Aitana Argent nos deja este post sobre la gestión del outsourcing.

Outsourcing es un término inglés utilizado en el ámbito empresarial para referirse a la subcontratación. Es el proceso en el que la empresa externaliza una parte de su actividad, para ello contrata otra empresa que le gestione ciertas funciones. Así, la empresa principal puede utilizar sus recursos con el objetivo de sacar el máximo rendimiento, es decir, ser más eficientes y ahorrar tiempo en sus funciones.

Cuando una empresa subcontrata a otra debe facilitarle la información que necesite para conseguir un trabajo más completo y eficaz. No obstante, hoy en día, las empresas utilizan esta estrategia como medio de contratación habitual porque les ayuda a crecer más rápido. Además, suelen subcontratar actividades que no son fundamentales para el funcionamiento de la empresa, así la empresa principal puede seguir trabajando sin preocuparse por estas actividades.
Las organizaciones externalizan funciones para optimizar costes, focalizarse en las funciones más relevantes del negocio, resolver problemas de grande envergadura, mejorar la calidad del servicio y tener acceso al capital intelectual.

Sin embargo, el outsourcing conlleva mucha complejidad y puede producir tensiones internas, externas, gestión de personas claves, intereses que pueden ser contrapuestos dentro de la organización, pérdida de control del servicio, presiones. Para evitar estos problemas existen hábitos adecuados para conseguir la efectividad del outsourcing.

recomendaciones  para gestión del outsourcing

  1. El Business Case es el comienzo del proyecto de outsourcing. Lo llevan a cabo el cliente y los proveedores, por lo que existe el riesgo de que elijan transformaciones poco realistas. Es por esto que debe existir un nivel de tensión y de probabilidad para conseguir las transformaciones acordadas.
  2. Producir contratos de calidad desde ambas empresas, esto hará que se comprometan a seguir adelante con lo acordado y se mejore la efectividad.
  3. La estrategia puede durar varios meses por lo que el volumen del servicio puede variar de forma muy significativa, por lo que se realizan procesos de diligencia y verificaciones posteriores al contrato para disminuir las tensiones.
  4. Como en los contratos de outsourcing participan ambas empresas se debe llegar a un acuerdo con los intereses de las dos partes.
  5. Construir una disciplina de gestión contractual, es decir, generar contratos de calidad y tratar periódicamente aspectos como los procesos de transformación, gestión de cambios, disputas, etc. Además de cumplir lo acordado por ambas partes. Este hábito ayuda a evitar situaciones no deseadas y a solucionar problemas entre las empresas.
  6. Proporcionar recursos y capacidades a los equipos responsables del gobierno de los servicios. Debe existir una disciplina con recursos, capacidades y habilidades necesarias para que el gobierno pueda actuar correctamente. Asimismo, el gobierno tiene que definir los roles y las responsabilidades de cada parte en el contrato.

 

Elaborar los seis hábitos anteriores no conllevan al éxito, ya que externalizar funciones en otra empresa no significa la cesión total del conocimiento y el control del proveedor, sino que la construcción de este hábito asegurará que el cliente controle la gestión. Todos estos hábitos incrementarán la probabilidad de éxito en la gestión de los servicios de outsourcing.

 

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